Politique de confidentialité

01Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre du présent site et de la relation commerciale est :

Dénomination sociale

Codesia — SARL au capital de 5 000 euros

Siège social

14 Boulevard Albert Einstein, 44300 Nantes

Numéro SIRET

105 803 944 00013, immatriculée au RCS de Nantes

Contact protection des données

rgpd@codesia.fr

La présente politique concerne exclusivement les traitements que Codesia opère en qualité de responsable de traitement, c'est-à-dire pour les besoins de sa propre activité. Les traitements réalisés par Codesia en qualité de sous-traitant pour le compte de ses clients sont encadrés par un accord de traitement des données (DPA) annexé à chaque contrat de prestation, conformément à l'article 28 du RGPD.

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné, sa désignation n'étant pas obligatoire au regard de l'activité de Codesia. Les questions relatives aux données personnelles sont prises en charge par un référent interne, joignable à l'adresse rgpd@codesia.fr.

02Données collectées

Codesia collecte et traite les données personnelles suivantes, en fonction du contexte d'interaction :

• Lors de la visite du site : données de navigation et données techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site, dans les conditions précisées à l'article 8 de la présente politique.
• Lors de la réservation d'un appel découverte : nom, prénom, adresse de courrier électronique professionnelle, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, fonction, taille de l'entreprise (facultatif), description des tâches ou besoins d'automatisation et tout élément de contexte communiqué librement, ainsi que le créneau de rendez-vous choisi. Ce formulaire et le module de prise de rendez-vous sont développés et exploités par Codesia ; le traitement de la réservation s'appuie sur des prestataires tiers agissant en qualité de sous-traitants, notamment un service d'agenda, précisés aux articles 4 et 9.
• Lors de l'appel découverte : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles, nom de l'entreprise, informations relatives à l'activité et aux besoins exprimés.
• Dans le cadre de la prospection commerciale : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles, nom de l'entreprise et informations relatives à son activité. Ces données sont collectées soit directement auprès de la personne, soit indirectement à partir de sources professionnelles accessibles au public (site internet de l'entreprise, annuaires professionnels, réseaux sociaux professionnels) ou auprès de prestataires d'enrichissement de données professionnelles.
• Dans le cadre de la relation commerciale : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles, nom et adresse de l'entreprise, numéro SIRET, données de facturation et, le cas échéant, coordonnées bancaires.

03Finalités et bases légales des traitements

Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

• Répondre aux demandes et organiser l'appel découverte sollicité via le formulaire du site. Base légale : intérêt légitime de Codesia à répondre aux sollicitations reçues (article 6.1.f du RGPD) ou exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6.1.b du RGPD).
• Réaliser l'appel découverte et évaluer la pertinence d'une collaboration. Base légale : exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6.1.b du RGPD).
• Mener des actions de prospection commerciale auprès de professionnels, y compris par voie électronique. Base légale : intérêt légitime de Codesia à développer son activité auprès de professionnels dont l'activité présente un lien avec ses prestations (article 6.1.f du RGPD). La prospection électronique est adressée à des contacts professionnels, en lien avec leur profession ; chaque message comporte un moyen simple de s'opposer à toute nouvelle sollicitation.
• Gérer la relation commerciale (établissement des contrats, facturation, suivi des prestations P1, P2 et P3). Base légale : exécution du contrat auquel la personne concernée est partie (article 6.1.b du RGPD). La fourniture des données nécessaires à la conclusion et à l'exécution du contrat présente un caractère obligatoire ; à défaut, Codesia n'est pas en mesure de fournir la prestation.
• Adresser des communications commerciales et éditoriales récurrentes (actualités, contenus, nouvelles prestations). Base légale : consentement de la personne concernée pour les prospects (article 6.1.a du RGPD) ; intérêt légitime de Codesia pour ses clients existants, pour des produits et services analogues à ceux déjà fournis (article 6.1.f du RGPD). Le consentement peut être retiré et l'opposition exercée à tout moment, notamment au moyen du lien de désinscription présent dans chaque message.
• Se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables (obligations comptables et fiscales). Base légale : respect d'une obligation légale à laquelle Codesia est soumise (article 6.1.c du RGPD).
• Recevoir et instruire les demandes d'exercice des droits. Base légale : respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD, au titre des articles 12 à 22 du RGPD).

Codesia ne met en œuvre aucune prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées ou les affectant de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD.

04Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées au personnel habilité de Codesia. Elles ne sont transmises à aucun tiers, à l'exception des cas suivants :

• les prestataires techniques intervenant pour le compte de Codesia : hébergeur du site (Hostinger), service d'agenda et de planification des rendez-vous (Google), fournisseur de messagerie et de bureautique et, le cas échéant, outil de suivi commercial. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants et sont soumis à des obligations contractuelles de protection des données conformes à l'article 28 du RGPD.
• la plateforme de comptabilité et de facturation faisant office d'expert-comptable (Dougs), l'établissement bancaire (Qonto) et, le cas échéant, l'administration fiscale, dans le cadre de la facturation et des obligations comptables et fiscales.
• les autorités administratives ou judiciaires, lorsque Codesia est tenue de répondre à une obligation légale.

Codesia ne vend, ne loue et ne cède en aucun cas les données personnelles de ses utilisateurs, prospects ou clients à des tiers à des fins commerciales.

05Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, conformément à l'article 5.1.e du RGPD :

• Données du formulaire de réservation d'appel découverte : conservées pendant une durée maximale de douze (12) mois à compter de la réception de la demande, sauf si une relation commerciale s'engage.
• Données relatives aux prospects (appel découverte, prospection) : conservées pendant une durée maximale de vingt-quatre (24) mois à compter du dernier contact, sauf si une relation commerciale s'engage, conformément aux recommandations de la CNIL en matière de prospection BtoB.
• Données relatives aux clients (contrat, facturation) : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant dix (10) ans à compter de la fin du contrat, conformément aux obligations comptables et fiscales en vigueur (article L.123-22 du Code de commerce).
• Preuve du consentement (communications commerciales et cookies) : conservée conformément aux recommandations de la CNIL afin de pouvoir en justifier en cas de contrôle.
• Données de navigation et cookies : conservées selon les durées précisées à l'article 8 de la présente politique.

À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

06Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dont les données sont traitées par Codesia dispose des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de ses données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension du traitement de ses données dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou en demander la transmission directe à un autre responsable de traitement.
• Droit d'opposition : s'opposer au traitement de ses données fondé sur l'intérêt légitime, y compris à des fins de prospection commerciale.
• Droit de retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, retirer ce consentement à tout moment, sans que ce retrait ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant celui-ci.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment par courrier électronique à l'adresse : rgpd@codesia.fr. Codesia s'engage à répondre à toute demande dans un délai d'un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, auquel cas la personne concernée en est informée dans le délai initial d'un mois.

Codesia peut demander à la personne concernée de justifier de son identité avant de donner suite à sa demande, afin de prévenir tout accès non autorisé aux données personnelles.

En cas de réclamation, la personne concernée peut introduire une plainte auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

07Sécurité des données

Codesia met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures visent à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, toute altération, divulgation ou destruction accidentelle ou illicite.

08Cookies et traceurs

Lors de la navigation sur le site codesia.fr, des cookies et autres traceurs peuvent être déposés sur le terminal de l'utilisateur. Un traceur est une opération de lecture ou d'écriture d'informations sur le terminal, le plus souvent au moyen d'un fichier de petite taille stocké par le navigateur.

Le site utilise uniquement des cookies et traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, y compris au fonctionnement du module de prise de rendez-vous en ligne développé et exploité par Codesia. Ces traceurs ne requièrent pas le consentement de l'utilisateur, conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, et assurent les fonctionnalités essentielles du site (navigation, sécurité, gestion de la session de réservation).

Codesia n'utilise aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi à des fins marketing. Les services tiers mobilisés pour la prise de rendez-vous, notamment le service d'agenda, sont sollicités par Codesia côté serveur et ne déposent pas de traceurs sur le terminal de l'utilisateur. Aucune bannière de consentement n'est donc requise.

Dans l'hypothèse où de tels traceurs non essentiels seraient déployés à l'avenir, ils ne seraient déposés qu'après recueil du consentement préalable de l'utilisateur, recueilli de manière libre, spécifique, éclairée et univoque, conformément aux recommandations de la CNIL. Le refus serait alors aussi simple que l'acceptation et le consentement révocable à tout moment, sans incidence sur l'accès au site.

09Transferts de données hors Union européenne

L'hébergement du site et l'orchestration des automatisations sont assurés sur l'infrastructure de Codesia, au sein de l'Espace économique européen. Codesia privilégie le recours à des prestataires et à des solutions situés au sein de l'Union européenne. Certains sous-traitants peuvent toutefois traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen, en particulier le service d'agenda utilisé pour la prise de rendez-vous (Google LLC, États-Unis). Les autres prestataires auxquels Codesia recourt (hébergement, comptabilité et facturation, services bancaires) sont situés au sein de l'Union européenne.

Dans ce cas, Codesia s'assure que des garanties appropriées sont mises en place conformément au chapitre V du RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre de protection des données UE / États-Unis (Data Privacy Framework) auquel le prestataire concerné est certifié, ou à défaut les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande à l'adresse rgpd@codesia.fr.

Hormis le service d'agenda (Google), le reste de l'automatisation est déployé au moyen d'une instance n8n auto-hébergée sur le serveur privé virtuel de Codesia, au sein de l'Espace économique européen ; les données ne sont pas transmises à l'éditeur du logiciel n8n.

10Modification de la politique de confidentialité

Codesia se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de l'adapter aux évolutions légales, réglementaires ou aux modifications de ses activités. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du présent document. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

11Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Codesia à l'adresse suivante : rgpd@codesia.fr.